Datenschutzerklärung

Damit CREDENCE BACKGROUND SCREENING  seine Dienste ausführen kann, müssen Sie uns eigenständig Ihre persönlichen Informationen übermitteln. In diesem Dokument wird unsere Datenschutzserklärung erläutert und Ihnen erklärt wie wir Ihre Daten erheben, verwenden, teilen und schützen.

Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, erkennt Credence die Wichtigkeit der Pflege ihrer Daten an: Wir bewahren Sie sicher auf und verwenden Sie ausschließlich für den Zweck der Hintergrundsüberprüfung. Dieses Dokument erläutert detaillierter, welche Informationen wir benötigen, was wir mit Ihren Daten machen und was Sie von uns erwarten können. Hierin werden auch Ihre Rechte unter dem Data Protection Act 1998, der DSGVO und den damit verbundenen Gesetzen erläutert

Rechtmäßiger Zweck der Verarbeitung

Im Rahmen dieses Überprüfungsprozesses ist Credence der Datenverarbeiter und ihr Arbeitgeber oder zukünftiger Arbeitgeber ist der Datenkontrolleur. Bitten wenden Sie sich somit an Ihren Arbeitgeber, um mehr über den jeweiligen rechtlichen Zweck, auf dessen Basis er Ihre Daten verarbeitet, zu erfahren.

Einverständnis

Credence wird entweder direkt von Ihnen oder durch ihren Arbeitgeber ihre Einwilligung anfordern, bevor wir mit der Hintergrungsüberprüfung beginnen können. Die Einwilligung wird hauptsächlich aus praktischen Gründen eingeholt (z.B. um Ihre Beschäftigungs- / Bildungsnachweise von ehemaligen Arbeitgebern / Bildungseinrichtungen zu erhalten), für die Datenübermittlung außerhalb der EU (für Gründe und Bedigungen dieser Übermittlung schauen Sie bitte weiter unten) und zum Einholen von Strafregisterauszügen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und wir werden die Verarbeitung Ihrer Daten umgehend einstellen. Wir werden Ihren aktuellen oder zukünftigen Arbeitgeber darüber informieren, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Um Ihre Zustimung zu widerrufen, benachrichtigen Sie bitte Credence oder den Datenverantwortlichen. Die Kontaktdaten von Credence sind in der Einladungs E-Mail enthalten, die Sie zusammen mit dem Link zu diesem Überprüfungsvorgang erhalten haben.

Datensammlung

Unser Online-Screening-Formular dient ausschließlich der Sammlung von den Informationen, die erforderlich sind für die Hintergrundsüberprüfung, die ihr derzeitiger oder  zukünftiger Arbeitgeber von uns verlangt. Dabei ist es wichtig, dass Sie das Formular umfassend ausfüllen und so viele Informationen wie möglich bereitstellen um einen schnellen Abschluss des Screening-Prozesses durch Credence zu ermöglichen.

Im Rahmen unserer Arbeit werden wir auch Informationen von anderen privaten und staatlichen Organisationen erheben.

Wer wird Ihre Daten sehen

Credence gibt Ihre personenbezogenen Daten nur an Privatpersonen und private sowie staatliche Organisationen weiter, wenn dies dem Zweck der Durchführung der Hintergrundsüberprüfung gemäß der Vereinbarung mit unserem Kunden dient und erforderlich ist.

Wir werden diese Informationen ausschließlich für den Zweck verwenden, für den sie erhoben wurden, d.h. für Ihre Hintergrundsüberprüfung. Wir werden diese Informationen nicht verkaufen oder an Dritte weitergeben, die nicht mir Ihrem Screening betraut sind oder sie zu Marketingzwecken verwenden.

Übertragung der Daten

Im Rahmen des Screenings kann es sein, dass wir andere Organisationen verwenden, um Daten zu verarbeiten (sogenannte Subprozessoren). Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn wir Unterstützung benötigen um Informationen aus dem Ausland zu erhalten. Wir verwenden nur Subprozessoren, wo dies aufgrund von Sprachanforderungen oder Zeitunterschieden erforderlich oder sinnvoll ist. Wir haben eine sehr begrenzte Anzahl von Unternehmen, die ebenfalls einem Screening unterzogen wurden und mit denen wir Verträge abgeschlossen haben, um Ihre Datenschutzrechte zu gewährleisten.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten kann es erforderlich sein, dass wir Daten in andere Länder übertragen, dies kann Länder außerhalb des EWR beeinhalten. Dies kann darin begründet liegen, dass Sie während des von Ihnen ausgewählten Zeitraums außerhalb des EWR gearbeitet oder gelebt haben. Zuvor fragen wir jedoch nach Ihrer Erlaubnis, welche in der von Ihnen unterschriebenen Einwilligungserklärung enthalten ist. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermitteln, senden wir jedoch nur die Informationen, die erforderlich sind, um das entsprechende Element Ihres Hintergrundscreenings abzuschließen.

Datenschutz

Credence ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Ihre Daten werden in einem sicheren ISO 27001-Datencenter in Großbritannien gespeichert. Der Zugriff auf unser Online-System erfolgt auschließlich über eindeutige Benutzer-IDs und Kennwörter. Der Zugriff auf die interne Daten Verbarbeitungs Software ist nur mit autorisierten IP-Adressen möglich. Unser Datenhostanbieter verschlüsselt die Daten, und wir haben zusätzlich eine zweite Verschlüsselung für alle persönlichen Daten mit AES 256 und unserem eigenen privaten Verschlüsselungssystem.

Entfernung von Daten

Gemäß der aktuellen Datenschutzbestimmungen speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist. Diese Frist wird durch die Vereinbarung zwischen Ihrem Arbeitgeber / zukünftigen Arbeitgeber und Credence definiert. Unsere standardmäßige Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch 6 Monate nach Abschluss Ihres Screenings. Danach werden alle Ihre persönlichen Daten automatisch aus unseren Systemen entfernt.

 Korrektur von Daten

Sollten wir auf personenbezogene oder sensible personenbezogene Daten aufmerksam gemacht werden, die von Credence falsch verarbeitet wurden, werden wir angemessene Schritte unternehmen, um zu prüfen, ob die an uns übermittelten Informationen tatsächlich falsch sind. Sollte dies der Fall sein, werden wir unsere Datensätze aktualisieren, um die korrekten Daten wiederzugeben. Wir werden auch die entsprechenden Details der Änderungen an alle Parteien mitteilen, mit denen wir die Daten geteilt haben.

Sollten Sie irgendwelche Fragen in Verbindung mit dieser Datenschutzerklärung oder Sorgen bezüglich des Datenschutzes haben, dann senden Sie bitte eine Email an dpo@credence.co.uk oder wenden Sie sich schriftlich an: Data Protection Officer, CREDENCE, 1 Suffolk Way, Sevenoaks, Kent TN13 1YL.

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